Bir işletmenin:
“bize özel yazılım lazım”
demesi ile gerçekten özel yazılıma ihtiyaç duyması aynı şey değildir.
Tersi de geçerli.
Hazır CRM’i yıllarca zorlayarak işletmenin gerçek sürecini bozmak da maliyetlidir.
Doğru karar:
problemin özgünlüğü + toplam sahip olma maliyeti + entegrasyon + ölçek + bağımlılık
üzerinden verilmelidir.
Dört seçenek vardır
Çoğu projeyi şu dört gruptan birine ayırıyorum:
1. HAZIR SaaS
Mevcut ürün olduğu gibi kullanılır.
2. HAZIR SaaS + ENTEGRASYON
CRM veya başka sistem özel entegrasyonlarla genişletilir.
3. LOW-CODE / AUTOMATION
Mevcut sistemler otomasyon platformuyla birbirine bağlanır.
4. CUSTOM SOFTWARE
İşletmeye özel uygulama geliştirilir.
Hazır SaaS avantajı
- hızlı başlar,
- başlangıç maliyeti düşük olabilir,
- güncelleme üretici tarafından yapılır,
- olgun özellik seti vardır,
- entegrasyon ekosistemi olabilir.
Hazır SaaS dezavantajı
- workflow’a tam uymayabilir,
- kullanıcı başına maliyet büyüyebilir,
- veri modeli sınırlı olabilir,
- entegrasyon sınırı olabilir,
- vendor lock-in oluşabilir.
Özel yazılım avantajı
- işletmenin gerçek sürecine göre tasarlanır,
- rol/yetki özelleşir,
- entegrasyon serbestliği artabilir,
- özel raporlama yapılabilir.
Özel yazılım dezavantajı
- geliştirme maliyeti,
- test,
- bakım,
- güvenlik,
- sürüm yönetimi,
- teknik ekip bağımlılığı
kurumun sorumluluğuna dönüşür.
En sık yaptığım yanlış seçim
İşletme:
“CRM istiyoruz.”
der.
Aslında ihtiyacı:
WhatsApp lead’lerini ↓ kişiye ata ↓ randevuyu takip et ↓ raporla.
Hazır CRM bunu zaten yapıyorsa sıfırdan CRM yazmak gereksiz olabilir.
Tersi örnek
Kurumda:
- 15 şube,
- farklı hizmet,
- özel routing,
- ERP,
- call center,
- farklı fiyat sistemi,
- çok dilli operasyon
varsa standart CRM’i sürekli hack’lemek özel çözümden daha maliyetli hale gelebilir.
Lisans maliyeti
SaaS maliyeti yalnız aylık lisans değildir.
Hesap:
lisans × kullanıcı × ay
- entegrasyon
- danışmanlık
- add-on
şeklinde değerlendirilmelidir.
Özel yazılım maliyeti
Custom sistemde:
- analiz,
- UX,
- backend,
- frontend,
- test,
- deployment,
- monitoring,
- bakım
vardır.
İlk geliştirme fiyatı toplam maliyet değildir.
Vendor lock-in
Şunları sorun:
- veriyi export edebilir miyim?
- API var mı?
- dosyalar bana ait mi?
- fiyat iki katına çıkarsa ne olur?
- sistem kapanırsa ne olur?
Custom software lock-in de vardır
Özel yazılım:
“tam özgürlük”
garantisi değildir.
Eğer:
- dokümantasyon yok,
- yalnız tek geliştirici biliyor,
- deployment bilinmiyor,
- kaynak kod erişimi yok
ise daha kötü bağımlılık oluşabilir.
Karar matrisi
| Kriter | SaaS | SaaS + Entegrasyon | Custom |
|---|---|---|---|
| Başlangıç | Hızlı | Orta | Daha uzun |
| Özelleştirme | Sınırlı | Orta/Yüksek | Yüksek |
| Bakım | Vendor | Paylaşımlı | Size ait |
| Entegrasyon | Ürüne bağlı | Güçlü | Tasarlanabilir |
| İlk maliyet | Genelde düşük | Orta | Genelde yüksek |
| Vendor bağımlılığı | Yüksek olabilir | Orta | Teknik ekibe bağlı |
Hazır SaaS daha güçlü aday
- süreç standart,
- hızlı başlamak önemli,
- bütçe sınırlı,
- mevcut integration yeterli.
Custom daha güçlü aday
- süreç benzersiz,
- entegrasyon yoğun,
- ölçek yüksek,
- mevcut araç sürekli engel oluyor.
Hibrit daha güçlü aday
Çoğu gerçek projede.
Proof of Concept
Karar vermeden önce kritik workflow küçük ölçekte test edilebilir.
Örneğin:
form → CRM → routing → dashboard.
Bu çalışıyorsa sonraki aşama genişletilebilir.
Hazır yazılım mı özel geliştirme mi olduğuna teknoloji satıcısı karar vermesin.
Önce toplam maliyet ve gerçek iş akışını birlikte değerlendirelim.